InnoEvent gaalaillallisen järjestäminen Palvelutilanteiden johtaminen -opintojaksolla

Viisihenkisen ryhmämme (Mimosa, Sofia, Janika, Maaria ja Miia) asiakas oli InnoEvent. Projektinamme oli suunnitella ja toteuttaa InnoEvent – tapahtuman päätöspäivänä 7.11.2014 järjestetyn gaalan cocktail- tyylinen menu ja somistus. Tapahtuman järjestäjät antoivat meille melko vapaat kädet toteuttaa ideoitamme ja ajatuksiamme sekä menun että somistuksen suhteen, ainoana rajoitteena oli budjetti. Ruoat valmistimme 500 hengelle, vaikka lopulta itse gaalaan saapui vain reilu 300 henkeä.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Valitsimme tämän casen Palvelutilanteiden johtamisen kurssilla, koska se vaikutti kaikkien mielestä mielenkiintoiselta, vaikkakin haasteelliselta.

Innoevent-tapahtumassa meillä oli pääasiassa kaksi yhteyshenkilöä, joiden kanssa sovimme ja päätimme suurimman osan asioista. Innoevent – järjestäjätiimin lisäksi menuun liittyvät ideat piti hyväksyttää myös CampusRavitan yhteyshenkilöiden kanssa, koska valmistimme ja tarjoilimme gaalan ruoat heidän tiloissaan. Lisäksi illan ruokien laskutus kulki CampusRavitan kautta. Pidimme useita pieniä kokouksia sekä innoeventtiläisten että campusravitalaisten kanssa.

Meillä oli kaksi menuvaihtoehtoa gaalaillalle, joista valitsimme yhdessä Innoevent-tiimiläisten kanssa toimivamman. Tiimiläiset olivat tyytyväisiä ehdotukseemme, ja saimme toteuttaa illan menun lähes alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Muutoksia ruokiin tuli lopulta lähinnä käytännön syistä ruoan valmistusvaiheessa. Tilan somistuksen suhteen saimme myös ideoida vapaasti, ja toteuttaa visiomme itsenäisesti.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Noin kahta viikkoa ennen itse tapahtumaa, testasimme koulun keittiöllä käytännössä kaikki reseptit, joita olimme suunnitelleet valmistavamme gaalaan. Menumme oli testipäivänä seuraava: tomaatti-oliivi foccaccia, kasviskebab -tikut, leivitetyt ja marinoidut kanafileet, juuressipsit, minttuinen jogurttidippi sekä valkosuklaa -browniet. Testipäivä oli ehdottoman tärkeä, jotta näimme käytännössä, kuinka reseptit toimivat, millaiset paistoajat mikäkin tuote vaati ja pystyimme lisäksi määrittelemään annoskoot jokaiselle ruokalajille. Punnitsimme parhaamme mukaan myös käytetyt raaka-aineet, jotta kykenimme lähettämään mahdollisimmat tarkat tilauslistat Campusravitalle tarvitsemistamme raaka-aineista. Testipäivän lopuksi Campusravitan edustajat, innoeventtiläiset sekä opettajat kävivät maistelemassa ruokia ja antamassa hyväksyntänsä ja korjausehdotuksensa.

OLYMPUS DIGITAL CAMERAOLYMPUS DIGITAL CAMERA

Esivalmistelupäivän prosessi eteni hitaasti, eikä aivan toivotulla tehokkuudella tekijöiden pienestä määrästä johtuen. Onneksi aikaa oli kuitenkin varattu riittävästi ruokien esivalmisteluihin, koska pieniä viime hetken muutoksia tuli useita. Esivalmistelupäivä oli kuitenkin aivan ehdoton, sillä emme olisi kyenneet valmistamaan kaikkia ruokia itse gaalapäivänä.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Gaala pidettiin TAMKin ruokasalissa, ja koristelimme tilaa itse tehdyillä viireillä, ilmapalloilla sekä valomaljakoilla. Pöydissä oli lisäksi pitkät mustat pöytäliinat sekä mustat ja pinkit servetit. Koska gaalan teemaväreinä olivat musta ja pinkki, ohjeistimme valomiehiä asentamaan pinkkejä valoja luomaan tunnelmaa. Salista sammutettiin illaksi kaikki suuret valot, ja pinkit valot olivat lähes ainoa valonlähde ja tunnelmanluoja.

 

kuva6

Meillä oli aluksi epäilyksiä työvoiman riittävyydestä, mutta illan kulku näytti että työntekijöiden määrä oli juuri sopiva. Keittiö- ja salityöt sujuivat hyvin sillä miehityksellä mitä meillä oli, koska suurempi työntekijämäärä olisi saattanut vain haitata prosessin sujuvuutta.

Toinen keittiöpäivä sujui huomattavasti esivalmistelupäivää paremmin. Saavuimme keittiölle jo aamulla hyvissä ajoin. Teimme aikataulun päivän tulevista töistä ja laitoimme tuotteet tärkeysjärjestykseen. Tämän jälkeen teimme alustavan työnjaon ja aloitimme tuotteiden esivalmistelun niin, että h-hetken lähestyessä ne olisivat uunia vaille valmiina.

 

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

 

Palvelun hyvään laatuun pyrittiin monella eri tapaa InnoEvent gaalaillallisella. Linjastolla ruoka tarjoiltiin riittävän nopeasti, eivätkä asiakkaat joutuneet odottamaan liian kauan. Samalla keittiötyöntekijät olivat valmiita vastaamaan ruokiin liittyviin kysymyksiin, esimerkiksi erityisruokavalion omaavien ihmisten ruokien saatavuudesta tai muista tuotesisältöihin liittyvistä asioista.

 

Kokemus oli mahtava ja erityisesti opettavainen. Kellään ryhmäläisellä ei ollut aiempaa kokemusta näin suuren juhlan valmistelemisesta, joten paljon uusia asioita tuli tielle kaiken aikaa. Tilaisuus sujui hyvin ja saamamme palaute oli lähes pelkästään positiivista, joten kurssista jäi hyvä mieli.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *